深度探索檔案環(huán)控安全與檔案管理
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2025年10月11日，中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作第六、八協(xié)作組在中國科學(xué)院檔案館聯(lián)合召開了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)專題業(yè)務(wù)交流活動。這次活動由國家檔案局館室業(yè)務(wù)指導(dǎo)司指導(dǎo)，23家成員單位檔案工作負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員參加，標(biāo)志著中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁出了重要一步。
中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作協(xié)作組是國家檔案局開展機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的有效抓手，是機(jī)關(guān)檔案工作人員進(jìn)行檔案工作交流和業(yè)務(wù)研究的組織形式。第六、八協(xié)作組此次聯(lián)合開展的數(shù)字檔案室建設(shè)專題交流研討，是在《推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施辦法(試行)》正式印發(fā)后的一次重要實(shí)踐探索。
數(shù)字檔案室作為信息化條件下檔案室的"升級版"，是管理機(jī)關(guān)檔案信息、聯(lián)結(jié)機(jī)關(guān)辦公自動化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，有利于提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，維護(hù)機(jī)關(guān)檔案信息的真實(shí)、完整、可用和安全，提升機(jī)關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力。
研討會上，各成員單位圍繞機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)、檔案工作監(jiān)督檢查迎檢與整改落實(shí)、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)審、年度歸檔與檔案資源開發(fā)利用等主題進(jìn)行了深入交流。重點(diǎn)討論了以下幾個方面：
數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)?：部分單位分享了本單位在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和遇到的挑戰(zhàn)，包括系統(tǒng)選型、流程再造、人員培訓(xùn)等方面的具體做法。
電子文件歸檔管理?：與會代表就如何實(shí)現(xiàn)電子文件全流程管理、確保電子檔案長期保存和有效利用進(jìn)行了深入探討，提出了許多建設(shè)性意見。
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范實(shí)施?：各單位交流了在落實(shí)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施辦法(試行)》過程中的具體做法和遇到的問題。
安全與風(fēng)險(xiǎn)防控?：針對數(shù)字檔案室建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等問題，與會專家提出了多項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控建議。
國家檔案局辦公室印發(fā)的《推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施辦法(試行)》明確了數(shù)字檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理要求。該《辦法》指出：
數(shù)字檔案室建設(shè)是新形勢下機(jī)關(guān)檔案工作的方向和必然要求，是電子檔案單套管理的基礎(chǔ)性條件。
開展辦公自動化及業(yè)務(wù)電子化運(yùn)行的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案室。
數(shù)字檔案室建設(shè)和認(rèn)定工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。
《辦法》還附帶了《數(shù)字檔案室建設(shè)指標(biāo)》，包含30項(xiàng)基礎(chǔ)性內(nèi)容和20項(xiàng)高水平內(nèi)容，以定性與定量結(jié)合的方式，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了明確指引。
提高檔案管理效率?：數(shù)字檔案室可以高效地收集、整理和存儲電子文檔，通過數(shù)字化處理，文檔的查找和檢索速度大幅提升。
降低管理成本?：電子文檔存儲容量大，不需要占用大量物理空間，同時也不需要專門的管理人員，能夠有效節(jié)約人力成本。
保障數(shù)據(jù)安全?：數(shù)字檔案室可以設(shè)立權(quán)限，限制只有特定人員才能訪問和編輯文檔，減少信息泄露和誤操作的風(fēng)險(xiǎn)。
便于歷史追溯?：數(shù)字檔案室可以記錄文檔的變更歷史，提供方便的追溯功能，有利于對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行精確的分析和處理。
根據(jù)國家檔案局2025年工作要點(diǎn)，下一步將：
加強(qiáng)對《推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施辦法(試行)》的解讀和宣傳，舉辦專題培訓(xùn)班。
對符合條件的中央和國家機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室開展認(rèn)定工作。
指導(dǎo)省級檔案主管部門做好本地區(qū)數(shù)字檔案室的認(rèn)定工作。
此次第六、八協(xié)作組的專題交流研討，為中央和國家機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)交流平臺，必將推動機(jī)關(guān)檔案工作向數(shù)字化、智能化方向轉(zhuǎn)型升級。各成員單位表示，下一步將聚焦國家檔案局2025年度工作部署，結(jié)合本單位實(shí)際抓好落實(shí)，依托協(xié)作組平臺加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)。
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