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一、傳統(tǒng)檔案管理的四大痛點，你是否也深有體會？

信息的高速發(fā)展之際，傳統(tǒng)的檔案管理模式也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，如何在大數(shù)據(jù)的時代下將傳統(tǒng)的檔案管理推向“信息化的檔案管理”已成為各級檔案管理部門的迫切任務之一。引出的智慧一體化的檔案室也正是對這些痛點的最好的有力回應和解藥。

第一點，檔案管理效率低下是很多機構長期面臨的難題。紙質(zhì)檔案查找耗時長、歸檔不規(guī)范，信息傳遞滯后，嚴重影響工作效率。

第二點，數(shù)據(jù)安全隱患大。傳統(tǒng)檔案室很多都缺乏完善的防火、防潮、防盜的措施，如果一旦發(fā)生意外，帶來的損失不可估量。

第三點，空間利用率低。紙質(zhì)檔案堆積如山，庫房空間緊張，新增檔案無處可放，成為困擾單位發(fā)展的現(xiàn)實問題。

最后，人員依賴性強。檔案管理高度依賴人工經(jīng)驗，一旦人員變動，極易出現(xiàn)交接斷層，影響整體運轉。

隨著這些挑戰(zhàn)的逐一凸顯越來越多的單位都開始醒悟到：檔案管理的發(fā)展必將走向數(shù)字化、智能化、與時俱進的一體化。

二、智慧一體化檔案室解決方案

基于對檔案行業(yè)的深入耕耘與對物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿技術的不斷融合，萬林科技打造了一套從硬件、軟件到服務的全方位的智慧一體化的檔案室的建設方案，真正的將檔案的全生命周期的管理都得到了完美的把握。

采用以“智能硬件支撐、數(shù)字平臺支撐、流程的科學管理”為核心的全新的工作思路和技術手段的深度融合手段，我們初步構建了集檔案的存儲、調(diào)閱、管理、服務于一體的現(xiàn)代化的智慧的檔案生態(tài)系統(tǒng)。

通過智能化布局，如智能的檔案柜、精準的RFID識別系統(tǒng)、對檔案的全方位的環(huán)境監(jiān)控等一系列的硬件設施的完善，基本實現(xiàn)了對檔案的自動的識別、精準的定位、出入庫的全面的管理；同時又通過萬林的檔案管理系統(tǒng)的平臺，進一步將檔案的采集、歸檔、借閱、銷毀等全流程的都一一的將其都數(shù)字化了；同時又將與之相配的對應的權限的管理、對對檔案的安全的審計等功能的完善的同時也都對其都做了很好的把控，確保了檔案的信息的安全不被外界的侵入。

借此對移動端的完美的支撐，不僅使得遠程的預約、查閱、審批等功能的實現(xiàn)也更加的便捷了，更使得原本就比較沉睡的那些檔案都“活”了起來，從而為用戶帶來更便捷的服務體驗。

三、智慧一體化檔案室有哪些優(yōu)勢？

與市面上其他方案相比，萬林科技的優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾個方面：

1. 技術成熟，系統(tǒng)穩(wěn)定

自主的研發(fā)成果——檔案管理系統(tǒng)的不懈努力，我們已在全國的多個政府機關、企事業(yè)單位的實際應用中都取得了較好的社會效益和經(jīng)濟效益，系統(tǒng)的成熟穩(wěn)定、運行的安全可靠也為其在此領域的廣泛推廣提供了有力的保障。

2. 硬件軟件一體化設計，高效協(xié)同

以一站式的服務為的核心，從智能的檔案柜到對應的管理系統(tǒng)都能為客戶提供最完美的無縫對接的硬件與軟件的完美的整合，從而使得客戶的日常的辦公工作更加的流暢、更加的高效，工作的效率也有效地倍增了。

3. 安全防護體系完善，守護數(shù)據(jù)安全

多重的權限控制、細致的日志記錄、對數(shù)據(jù)的高效的加密、對工作環(huán)境的嚴密的監(jiān)測等手段的構建，基本上構建起了全方位的安全的保障體系，從而不僅能確保了各類檔案的安全不丟失，也能確保了各類檔案的安全不泄露。

4. 靈活擴展，適應不同場景需求

無論是對大型的檔案館的整體管理還是企業(yè)內(nèi)部的檔案室的日常管理，都能根據(jù)客戶的具體的實際的需求對其進行定制的方案的推出，從而更好地滿足了各個不同的規(guī)模、不同的行業(yè)的用戶的管理的需求。

5. 本地化服務支持，響應迅速

萬林科技為客戶提供了從項目的規(guī)劃、部署到運維的全方位的全流程的支持，從而使得客戶的項目都能順利的落地無憂。

四、未來已來，智慧一體化檔案室將如何發(fā)展？

檔案管理的信息化的越來越高的重視之際，智慧一體化的檔案室也逐步成為各行各業(yè)的標配。對AI輔助的檔案的歸檔、對檔案的語義的深入的挖掘、對用戶的需求的精準的智能的推薦，萬林科技的檔案管理的方式也將邁向更高的效率、更強的智能的時代。

隨“數(shù)字中國”的戰(zhàn)略大幕不斷開啟，電子檔案的廣泛普及也將推動傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進程由此勢不可擋。隨不懈努力將其電子檔案管理平臺的布局初步展開，對助力各行業(yè)的用戶逐步實現(xiàn)“無紙化”的轉型起到了重要的推動作用。

結語：讓檔案管理更輕松、更智能

建設智慧一體化檔案室，不僅能更好的提升了當下我們的管理效率，更是對未來發(fā)展的深遠的戰(zhàn)略布局。憑借著萬林科技多年的行業(yè)積累、成熟的技術體系以及對客戶的優(yōu)質(zhì)的服務，已成眾多單位的合作的信賴之選。