一、政策背景與制定意義
《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)是我國檔案管理領(lǐng)域的重要國家標(biāo)準(zhǔn)，其出臺是貫徹落實(shí)黨中央、國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)、深化政務(wù)服務(wù)決策部署的重要舉措。本規(guī)范適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織在公務(wù)處理時生成的電子文件歸檔與電子檔案管理。其他活動所涉相關(guān)管理事宜，可根據(jù)實(shí)際情況酌情參照本規(guī)范執(zhí)行。
規(guī)范制定的主要背景包括：
國家戰(zhàn)略需求：響應(yīng)《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》和《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)的指導(dǎo)意見》要求，推動政務(wù)服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
法律依據(jù)：落實(shí)新修訂的《中華人民共和國檔案法》關(guān)于"電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力"的規(guī)定。
實(shí)踐基礎(chǔ)：基于各地政務(wù)服務(wù)電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。
該規(guī)范的頒布實(shí)施標(biāo)志著我國電子檔案管理工作邁入法治化新階段，為各行業(yè)各領(lǐng)域政務(wù)服務(wù)電子文件從形成辦理到歸檔管理的全流程電子化提供了業(yè)務(wù)路徑和操作步驟。
二、核心內(nèi)容解讀
1. 基本原則要求
- 規(guī)范確立了電子文件歸檔與電子檔案管理的三大核心原則：
- 真實(shí)性原則：要求電子文件作為"憑證"必須確保來源可追溯、內(nèi)容未篡改、背景可還原。具體措施包括：
- 明確標(biāo)注形成單位、形成時間、形成人等元數(shù)據(jù)
- 采用哈希值校驗(yàn)、數(shù)字簽名等技術(shù)生成"數(shù)字指紋"
- 同步收集文件的形成背景信息
- 完整性原則：不僅要求文件內(nèi)容完整，還包括相關(guān)元數(shù)據(jù)和關(guān)聯(lián)文件的完整。具體要求：
- 文件內(nèi)容無截?cái)?、亂碼、格式錯誤
- 包含文件名稱、類型、大小、創(chuàng)建時間等完整元數(shù)據(jù)
- 附件和關(guān)聯(lián)文件一并歸檔并建立關(guān)聯(lián)關(guān)系
- 可用性原則：確保歸檔文件在未來技術(shù)環(huán)境下仍可被讀取使用。實(shí)現(xiàn)方式包括：
- 采用開放、不綁定軟硬件的歸檔格式
- 建立格式遷移機(jī)制應(yīng)對技術(shù)過時
- 遵循"3-2-1"備份規(guī)則(3份副本，2種介質(zhì)，1處異地)
2. 管理流程規(guī)范
- 規(guī)范對電子文件全生命周期管理提出了系統(tǒng)要求：
- 歸檔范圍：明確應(yīng)歸檔的電子文件門類包括：
- 聲像類(照片、錄音、錄像)
- 網(wǎng)頁類
- 文書類
- 專業(yè)類(列入國家基本專業(yè)檔案目錄的)
- 科技類(科研、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、項(xiàng)目建設(shè)等)
保管期限：依據(jù)電子檔案的重要程度與使用價值，科學(xué)合理地設(shè)定保管時長。如此，既能保障檔案長期具備可用性，又可有效避免資源的無端浪費(fèi)。
分類方案：依據(jù)內(nèi)容和形式制定科學(xué)分類方案，便于檢索利用，并納入單位統(tǒng)一的檔案分類方案管理。
技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定了各類電子文件的歸檔格式要求：
- 電子公文正本、定稿應(yīng)以版式文件格式(PDF、PDF/A)歸檔
- 其他文件可采用RTF、WPS、DOCX、JPG等通用格式
- 特殊類型文件(如VR會議記錄)需開發(fā)專用元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)
三、實(shí)施要點(diǎn)與挑戰(zhàn)
1. 組織保障要求
規(guī)范要求各單位：
- 將電子文件歸檔納入信息化建設(shè)規(guī)劃
- 明確形成部門、檔案部門、信息化部門等職責(zé)分工
- 配備必要的設(shè)施設(shè)備和專業(yè)人才隊(duì)伍
2. 技術(shù)實(shí)現(xiàn)路徑
- 基礎(chǔ)設(shè)施：需要建設(shè)包括：
- 局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施
- 中心機(jī)房、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件
- 安全保障設(shè)備和中間件等
- 系統(tǒng)建設(shè)：電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備：
- 支持多門類電子文件管理
- 實(shí)現(xiàn)全流程電子化操作
- 確保系統(tǒng)安全可靠
3. 面臨的主要挑戰(zhàn)
- 真實(shí)性維護(hù)：電子文件易被篡改且修改痕跡難察覺，需通過技術(shù)與管理手段雙重保障。
- 長期保存：需應(yīng)對技術(shù)過時、存儲介質(zhì)老化等問題，建立格式遷移和載體更新機(jī)制。
- 法律效力：雖然電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，但在司法實(shí)踐中仍需完善證據(jù)認(rèn)定規(guī)則。
四、政策影響與展望
《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的實(shí)施對我國檔案管理現(xiàn)代化產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響：
- 提升管理效率：促使檔案工作告別傳統(tǒng)模式，朝著數(shù)字化、智能化方向邁進(jìn)，為檔案管理注入新活力，開啟高效便捷的檔案工作新局面。
- 提升管理效率：電子文件單套制歸檔可顯著降低管理成本，據(jù)測算某省級檔案館五年可節(jié)約硬件投入約1200萬元。
- 促進(jìn)信息共享：規(guī)范了政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔，為跨部門信息共享利用奠定了基礎(chǔ)。
伴隨區(qū)塊鏈、人工智能等新興的先進(jìn)技術(shù)的不斷迭代和應(yīng)用，電子檔案的管理將越走向安全性更高、智能化的方向。規(guī)范也需要不斷更新，以適應(yīng)新型電子文件(如數(shù)字孿生模型、VR會議記錄)的管理需求。
